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¿Puedo hacer facturación masiva con Kanban ERP?

Necesito poder facturar de forma masiva por servicios recurrentes. ¿Es posible?

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¡Claro! 

La facturación masiva es utilizada para replicar facturas asociadas a servicios recurrentes contratados por un cliente con anterioridad.

Como ejemplo, podemos tomar los servicios de Monitoreo satelital de vehículos de la empresa GPS S.A.

La empresa GPS S.A. cuenta con tres clientes que contrataron los servicios de Monitoreo satelital de vehículos:

  • Cliente A: Tiene 5 servicios contratados.

  • Cliente B: Tiene 3 servicios contratados.

  • Cliente C: tiene 3 servicios contratados.

Al ser un servicio que se factura mensualmente, para alivianar el trabajo del equipo de administración, se podrá realizar una carga masiva de las facturas a realizar para próximos meses.

Para poder hacerlo por primera vez tenemos que ir al módulo de Contabilidad que está ubicado en el menú principal de Kanban ERP e identificado con el siguiente ícono:

Imagen 1: Ícono del módulo Contabilidad
Imagen 1: Ícono del módulo Contabilidad

Desde Contabilidad, hacer clic en la opción de menú Clientes y luego en Facturas.

Imagen 2: Selección de opción Facturas del menú ClientesImagen 2: Selección de opción Facturas del menú Clientes

Una vez que estamos en el listado de facturas, seleccionamos las facturas que hemos emitido anteriormente para los clientes A, B y C.

Luego de haberlas seleccionado, visualizarás una nueva opción de menú llamado Acción

Imagen 3: Selección de facturas y menú Acción
Imagen 3: Selección de facturas y menú Acción

Al hacer clic en la opción de menú Acciónde las opciones que se muestran hacemos clic en Exportar

    Imagen 4: Exportar facturas seleccionadasImagen 4: Exportar facturas seleccionadas

    Se mostrará la herramienta para Exportar información, donde en el selector de Plantilla hacemos clic en la opción Facturación Masiva.


    ¿No visualizás la plantilla Facturación Masiva? Podés abrir un ticket de soporte para solicitarlo.


    Imagen 5: Exportar información
    Imagen 5: Exportar información

    Una vez que la plantilla Facturación Masiva es seleccionada, los campos a exportar serán actualizados y podrás hacer clic en el botón Exportar para obtener el archivo en formato XLSX.

    Imagen 6: Exportar con plantilla de Facturación Masiva
    Imagen 6: Exportar con plantilla de Facturación Masiva

    Con los campos a exportar que se obtienen de la plantilla Facturación Masiva, obtendremos un archivo en formato XLSX donde podremos visualizar las facturas, en las cuales podremos ajustar para próximos meses:

    • Fecha de Factura/Recibo, es la fecha del comprobante.

    • Comercial, es la persona usuaria del sistema asociada a la venta.

    • Empresa/ID, se trata de un dato interno que no puede ser modificado y está asociado al cliente al que se le imputarán las próximas facturas a emitir de forma masiva.

    • Empresa/Nombre, mostrará el nombre del cliente.

    • Forma de Pago, es el nombre de la forma de pago asociada al comprobante.

    • Moneda, corresponde a la moneda del comprobante.

    • Líneas de factura/Producto/Nombre, es el nombre del producto o servicio a facturar.

    • Líneas de factura/Cantidad, es la cantidad de unidades del producto o servicio contratados.

    • Líneas de factura/Descuento, se trata de un porcentaje de descuento (en caso de que aplique).

    • Líneas de factura/Precio unitario, precio unitario del producto o servicio a facturar.

    • Líneas de factura/Impuestos, corresponde al impuesto asociado a la línea a facturar.

    • Imprimir con logo especial, se trata de un dato interno especial que no debe ser modificadoEl campo VERDADERO indica que se estarán emitiendo comprobantes con un logo distinto al estándar de la empresa GPS S.A.


    Quizá te pueda interesar: ¿Puedo imprimir facturas con un logo distinto?


    Imagen 7: XLSX exportado
    Imagen 7: XLSX exportado

    Como ejercicio, podemos suponer que luego de haber transcurrido un mes de la prestación del servicio deseamos facturar nuevamente a los clientes por el nuevo período de forma masiva. Para ello, podemos ajustar desde el archivo XLSX lo siguiente:

    • Fecha de Factura / Recibo

    • Líneas de factura / Descripción

    • Ajustar las cantidades, precios o descuentos (en caso de que aplique).


    Imagen 8: Campos a actualizar para una nueva facturación masiva
    Imagen 8: Campos a actualizar para una nueva facturación masiva

    Una vez que realizamos los ajustes, lo guardamos por ejemplo con el nombre Mayo 2022.

    Luego de haber guardado el archivo XLSX, podremos importarlo en Kanban ERP. Para esto, volvemos al módulo de Contabilidad y allí hacer clic en la opción de menú Clientes y luego en Facturas.
    Allí, hacemos clic en el botón Importar:

    Imagen 9: Importar facturas
    Imagen 9: Importar facturas

    Se mostrará una nueva pantalla donde debemos hacer clic en el botón Cargar fichero:

    Imagen 10: Cargar fichero
    Imagen 10: Cargar fichero

    Se mostrará una ventana del explorador de archivos del sistema operativo de tu dispositivo para que selecciones el archivo XLSX que habías guardado con el nombre Mayo 2022, y una vez seleccionado se mostrará la siguiente pantalla, donde visualizarás los datos importados.

    Allí, podrás verificar que los datos sean correctos y para asegurarte que todo está correcto podrás hacer clic en el botón Test:

    Imagen 11: Fichero subido
    Imagen 11: Fichero subido

    Luego de realizada la verificación y si los datos son correctos, visualizarás un mensaje de éxito que te permitirá hacer clic en el botón Importar:

    Imagen 12: Importar ficheroImagen 12: Importar fichero

    Comenzará la importación y al finalizar visualizarás el siguiente mensaje de éxito:

    Imagen 13: Mensaje de éxito al importar el fichero
    Imagen 13: Mensaje de éxito al importar el fichero

    Inmediatamente de que la importación haya sido terminada, visualizarás las facturas en formato borrador, que deberás seleccionarlas y hacer clic en la opción de menú Acción:

    Imagen 14: Selección de facturas en borrador y clic en opción de menú Acción
    Imagen 14: Selección de facturas en borrador y clic en opción de menú Acción

    Una vez desplegado el menú Acción hacer clic en la opción Validar asientos:

    Imagen 15: Validar asientos
    Imagen 15: Validar asientos

    Se mostrará un cuadro de diálogo donde se te solicitará la confirmación para Validar los asientos seleccionados:

    Imagen 16: Confirmación de validación de asientos seleccionados
    Imagen 16: Confirmación de validación de asientos seleccionados


    Comenzará a ejecutarse la emisión de comprobantes de forma masiva y al terminar, se visualizarán en estado Publicado los comprobantes que acabamos de validar:


    Imagen 17: Comprobantes emitidos de forma masiva.
    Imagen 17: Comprobantes emitidos de forma masiva.


    ¡Y listo! 

    Ahora, ¿qué tal un café para pensar qué vas a hacer con todo ese tiempo que te vas a ahorrar? 😎


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