Actividades en el módulo de Ventas

1. Ingresa a Kanban ERP aceptando la invitación que te enviamos a tu correo electrónico, donde deberás establecer tu contraseña y confirmarla en la siguiente pantalla:

2. Dirígete a la parte superior izquierda de la pantalla y cliquea en el botón del menú principal, allí se desplegará una pantalla donde encontrarás todos los módulos disponibles para trabajar. 

3. Haz clic en el módulo de Ventas.

4. En la barra superior encontrarás el menú. Cada sección del menú contiene distintas opciones que te invitamos a explorar. La primera actividad que te permite realizar el módulo son las cotizaciones, por lo que vamos a crear una cotización.

5. Para crear una cotización, deberás hacer clic en el botón “Crear” ubicado en la parte superior izquierda. 

6. Se mostrará una nueva pantalla para crear una cotización, donde deberás seleccionar:

• Contacto, sea potencial cliente o cliente existente. En caso de que no exista podrás crearlo sobre la marcha.

• Tarifa, por defecto tendrás una tarifa estándar. Pero podrás crear tarifas especiales según el tipo de cliente (mayorista, promociones, entre otros).

• Productos, luego podrás elegir agregar productos además de los términos y condiciones.

Una vez que termines podrás guardarla, imprimirla, enviarla por correo o planificar actividades para darle seguimiento a la misma.

7. Una vez creada la cotización, podrás verla en la lista de cotizaciones creadas en el menú anterior. También, si cuentas con los permisos y deseas ver todas las cotizaciones que se han hecho en la organización, podrás remover el filtro “Mis cotizaciones” ubicado arriba a la derecha y acceder al listado.

8. Al ingresar a una cotización ya creada no sólo encontrarás nombre del cliente, fecha del pedido, productos o servicios solicitados, sino que además podrás:

• Ver las etapas del pedido en la sección superior derecha.

• Ver quien creó esta cotización en la pestaña "Otra información". Por ejemplo, quién es la persona comercial o si es una venta que viene del Sitio Web (en caso de que esté activada la Tienda en Línea) o incluso ver si viene de alguna campaña de Marketing, por ejemplo.

• Dejar una nota interna o planificar una actividad.

• También podrás enviarle un mensaje al cliente por correo electrónico desde la opción "Enviar mensaje". Estas opciones se encuentran en la parte inferior, a la que le llamamos chatter, y son acciones que encontrarás en los distintos módulos del sistema (Contactos, Compras, Pedidos, Facturas, entre otros). Además, podrás visualizar todas las interacciones asociadas a lo que estamos viendo:

9. Siendo el contacto de cliente tan importante para una organización, desde la misma cotización podemos entrar a ver la ficha de este contacto haciendo clic sobre el nombre.

10. Si seleccionamos el botón editar dentro de la ficha de contacto podemos actualizar sus datos básicos, asociarlo a una compañía si es un contacto de tipo individual (persona física) y agregar información adicional según se observa en cada pestaña de este.

11. Una vez guardados los ajustes de un contacto, podemos observar en la parte superior de la ficha secciones en formato de botones que indican si este tiene ventas asignadas, facturas, compras, incluso oportunidades. Las oportunidades son interacciones asociadas acciones que desde el área comercial de la empresa se hayan realizado en el módulo de CRM.

CRM (cuyo nombre es el acrónimo de Customer Relationship Management), es un módulo que se vincula con todo el sistema en el que podemos ver el recorrido de distintas oportunidades asociadas a un contacto. 

Puede ser que un mismo contacto nos consulte en simultáneo por distintos servicios, o llegue a la organización por distintas campañas de Marketing y éstas estarían registradas allí. Incluso completar un formulario en la web con interés de algún producto o servicio podría ser una oportunidad que se cree automáticamente en CRM.

Te invitamos a crear una oportunidad en CRM e interactuar con este módulo orientado especialmente a ventas consultivas. 

Para esto, deberás hacer clic en el menú principal y hacer clic en el módulo CRM.

12. Volviendo al módulo de ventas, en el menú superior encontrarás otras opciones a seguir explorando. Por ejemplo, en la opción “Productos” encontrarás “Tarifas”. 

Una tarifa puede ser aplicable a todos o a una cantidad de productos determinada, por tiempo ilimitado o por un período puntual. Te invitamos a explorar esta opción.

13. También encontraremos el menú “Informes”. Los informes son una de las herramientas más importantes en cada módulo ya que permiten analizar los datos de la operativa cargados en el sistema.

Ingresando a Informes / Ventas podemos encontrar:

• En el área superior derecha de la pantalla filtros que pueden ser ajustados. Puede removerse el filtro “Pedidos de ventas” que es cargado por defecto y agregar filtros personalizados desde la opción “Filtros” ubicado debajo de la barra de búsqueda. Estas opciones, también las podemos encontrar en las distintas vistas de cada módulo y es importante dediques tiempo a explorarla.

• Asimismo, en el botón ubicado a la izquierda de la pantalla, podrás encontrar que tipo de dato quieres analizar. Si son cantidades, montos, descuentos, entre otros.

• Y como tercer área importante a probar, debajo de la barra de búsqueda de filtros encontrarás los tipos de vista de los informes. Por defecto podrás encontrar gráficos, pero también seleccionando la vista pivote podrás armar tablas dinámicas con reportes que luego podrás dejar registrados como favoritos.

  Para armar estas tablas no sólo seleccionas las medidas y los filtros, sino que además podrás agruparlas y haciendo clic sobre el símbolo “+” ubicado tanto en columnas como en filas para así ampliar las búsquedas de datos.

  Una vez que obtienes lo que deseas consultar, podrás dirigirte a la opción de “Favoritos” ubicado dentro de las opciones debajo de la barra de búsqueda y allí guardar esta vista sólo para ti o compartirla con otras personas usuarias del sistema.

Recuerda que estas actividades no serán evaluadas dentro de los ejercicios obligatorios para obtener el certificado, pero te permitirán llevarte más herramientas para la implementación.